Hibrit Etkinlik Nedir ve Nasıl Düzenlenir?

Hibrit etkinlik; bir konferans, toplantı ya da workshop gibi hem çevrim içi hem de yüz yüze gerçekleştirilen faaliyetler anlamına gelmektedir. Hibrit etkinlikler, bir konuşmacı ya da konuşmacılar önderliğinde fiziksel ortamda gerçekleştirilir. Ancak aynı zamanda internet üzerinden farklı katılımcıların erişimine de açık olmaktadır. Katılımcılara farklı katılma şansları sağlayan bu aktivite türü, hibrit etkinlik olarak adlandırılır.

Pandeminin başlamasıyla birlikte dünya üzerindeki pek çok firma, çalışanlarını hibrit ya da uzaktan çalışma şekline geçirmiştir. Dolayısıyla şirket bünyelerinde yürütülen birçok faaliyet de hibrit etkinlik çatısına girmiştir. Yalnızca firmaların çalışma hayatlarında değil, üniversite öğrencilerinin topluluk aktivitelerinde, çeşitli eğitim ve kurs programlarında da hibrit model kullanılmaya başlanmıştır.

Hibrit Etkinliklerin Önemi

Hibrit etkinlikle; pandemi, hastalık, seyahat problemleri ve çeşitli meşguliyetler gibi nedenlerden dolayı aktivitelere fiziksel olarak katılım sağlayamayacak olan kişiler için oldukça önemli bir fırsat olmaktadır. Çünkü bu etkinlik tipi sayesinde katılımcı ve konuşmacı arasındaki kilometreler ortadan kalkmıştır. Fiziksel olarak konum değiştirmesine gerek kalmayan birçok kişinin katılımı sayesinde hedef kitlenin genişlemesi söz konusu olmuştur.

Etkinliğin gerçekleştirilebilmesi için konuşmacı ve organizatörün aynı ortamda bulunması yeterlidir. Bunun yanı sıra fiziksel katılım sağlamak isteyen katılımcılar da ortamda bulunabilir. Konuma erişim sağlamakta zorlanan kişiler ise online uygulamalar aracılığı ile etkinliğe katılım gösterebilmektedir.

Hibrit Etkinlik Nasıl Düzenlenir?

Hibrit etkinlik düzenlemek, oldukça planlı ve detaylı hazırlanmış bir programın takibini gerektirir. Etkinliğin amacı, içerik düzeni, kullanılacak online araçların hazırlanması, etkinliğe katılacak olan konuşmacılar ve katılımcıların takibi gibi birçok ayrıntı mevcuttur. Tüm ayrıntıları detaylı bir şekilde planlanan hibrit etkinlikler, başarılı yönetim sayesinde verimli olmaktadır. Katılımcılara maksimum verimin sağlanmasını hedefleyen hibrit etkinlikler; online kurslar, hizmetler, eğitim ve sertifika programları gibi birçok alana yönelik olabilmektedir. Etkinlik aracı olarak Zoom, Teams ya da Skype gibi çeşitli video konferans uygulamaları kullanılabilmektedir.

Etkinlik Oluştururken Dikkat Etmeniz Gerekenler

Başarılı bir şekilde tamamlanan hibrit etkinlikler, etkinlik öncesinde dikkat edilen pek çok adım sayesinde mümkün olmaktadır. Bu noktada etkinliğinizin amacına ve içeriğine karar vermek ilk adımdır. Bu adımı da hedef kitle veya kullanılacak teknolojik araçlara karar verme gibi basamaklar takip etmektedir. Hibrit etkinlik oluştururken dikkat edilmesi gerekenler için aşağıda yer alan başlıklara göz atabilirsiniz.

Etkinliğin Amacı

Sanal içerikleri canlı ortama taşıyan ve birçok katılımcı ile buluşma sağlayan hibrit etkinlikler için atılacak olan ilk adım, etkinliğin amacına karar vermektir. Eğitimin içeriklerini kaydederek uzun vadede daha fazla katılımcıya ulaşmak, hedef kitlenin büyütülmesi ya da online konferans ile network oluşturmak, söz konusu amaçlardan biri olabilir. Dolayısıyla ilk olarak bu ve benzeri amaçlardan hangisine yönelik olarak hareket edildiğine karar verilmeli ve buna yönelik bir aksiyon alınmalıdır.

İçeriğe Karar Verin

Hibrit etkinlik gerçekleştirmek isteyen bir kurum, kişi ya da firma, ikinci adım olarak etkinliğin içeriğine karar vermelidir. İçerikte yalnızca sunum görsellerinin kullanılması, çeşitli video ve bantların oynatılması ya da aktif katılım gerektiren bir uygulamaya yer verilmesi bu noktada birer seçenek olarak değerlendirilebilir. Bu ve benzeri durumlar hakkında karar vermek, etkinliğin nasıl bir akış izleyeceği konusunda aydınlanmanıza yardımcı olacaktır.

Yüksek kalitede görsel ve videolar, çok daha güçlü bağlantı hızları gerektirmektedir. Kullanılacak program ve altyapılar da içeriğin düzenine göre şekillenecektir. Dolayısıyla ilerleyen süreçlerde ortaya çıkabilecek olan sorunları önceden engelleyebilmek adına içerik planına karar vermek son derece önemlidir.

Sanal Katılımcıları Belirleyin

Hibrit etkinlik planlaması yaparken etkinliğe katılacak olan sanal katılımcıların analizine yer verilmesi gerekir. Konuşmacılar arasında online olarak etkinliğe bağlanan birinin olup olmayacağı, sanal katılım sağlayacak olan diğer kişilerin dağılımları, toplam kaç kişinin etkinlikten yararlanmasının planlandığı gibi konular önemlidir. Böylece sanal katılımcıların tespiti iyi bir şekilde sağlanabilmekte ve kapsamlı bir veri analizi yapılabilmektedir.

Kullanacağınız Teknolojiyi Anlayın

Hibrit etkinlik sürecinin en önemli adımlarından biri, sanal boyut için kullanılacak olan teknolojiye karar vermektir. Bu noktada ilk olarak video konferans uygulamalarından hangisinin araç olarak kullanılacağı belirlenmelidir. Etkinlik içeriğinde bulunan materyallerin platforma sorunsuz bir şekilde aktarılıp aktarılamadığı da etkinlik öncesinde test edilmelidir.

Katılımcı sayısının platform kapasitesine uygun olup olmadığını belirlemek önem arz eder. Ses ve görüntü aktarımlarının problemsiz bir şekilde işlediğinin kontrolü yapılmalıdır. Etkinlik öncesinde birkaç kez prova gerçekleştirmek, etkinlik gününde ilgili planın sorunsuz bir biçimde ilerlemesini garantiye almak açısından verimli bir seçenek olmaktadır.

Yedek Plan Oluşturun

Yedek plan oluşturmak, etkinlik esnasında ortaya çıkabilecek kriz durumlarıyla etkili bir şekilde baş etmenizi sağlayacak yöntemlerden biridir. Herhangi bir katılım, bağlantı ya da içerik aktarımı probleminin ortaya çıkması durumunda nasıl bir aksiyon alacağınıza önceden karar vermelisiniz. Bunun için yedek teknolojik aletler bulundurabilir, konuşmacıları da aynı aksiyonu almaları için teşvik edebilirsiniz. Genel bir altyapı probleminin ortaya çıkması durumunda ise hibrit katılıma aracı olacak başka bir dijital platformu hazırda bekletebilirsiniz.

Katılımcılarınızı Aktif Tutun

Hibrit etkinliklerin en önemli noktalarından biri, hem fiziksel hem de online verim hedeflenen iki alandan da katılım sağlayan bireyleri etkinlik içerisinde aktif tutmaktır. Katılımcıların aktif olduğu bir etkinlik, pek çok açıdan fayda sağlamaktadır. Online araçlarla video konferansa katılım sağlayan kişilerin arka planda kalmadığından emin olunması gerekir. Onları da aktif bir şekilde uygulamaya, sohbete ve akışa dâhil edebilecek alternatif yöntemler planlanmalıdır.

Hibrit etkinlik planlamasında öne çıkan basamaklar, bu şekilde sıralanabilir. Başarılı bir etkinlik yönetimi gerçekleştirebilmek adına her adıma dikkat edilmesi gerekir. Analizlere önem veren ve detaylı şekilde planlanmış bir yönetim sayesinde verimli bir etkinlik gerçekleştirilebilir.

Oniki ile Hibrit Etkinlik

Oniki’nin bünyesinde marka ve kurumlara pek çok avantaj sağlayan, yüksek düzeyde verimliliği birincil amaç hâline getirerek planlanmış birçok hibrit etkinlik bulunmaktadır. E-ticaret ve e-ihracat alanlarından öne çıkan çeşitli konferanslar; İstanbul, Ankara, Denizli, Antalya, Kocaeli, Adana ve Samsun başta olmak üzere pek çok şehirde gerçekleştirilmektedir.

Katılımcıların fayda sağlaması adına oluşturulmuş olan bu konferanslar, e-ticaret ve e-ihracat alanında öne çıkan birçok konu başlığını içeriğinde bulundurmaktadır. Etkinlik ortamı olarak çeşitli şehirlerde ön plana çıkan oteller ve performans sanat merkezleri tercih edilmektedir.

Neden Oniki ile Hibrit Etkinlik Düzenlemelisiniz?

Oniki, uzun süredir hibrit etkinlik düzenlemek isteyen çeşitli firmalara aracı olmakta ve artan tecrübesiyle birlikte kaliteli etkinliklerin ortaya çıkmasını sağlamaktadır. E-ticaret ve e-ihracat alanındaki üreticiler, satıcılar, sektöre katkı sağlayan hizmet ve servis sağlayıcılarının bir araya geldiği bu konferanslar, network açısından büyük avantajlar sunar. Oniki ile düzenlenen hibrit etkinliklerde kısa ya da uzun dönemde birbirine katkıda bulunacak birçok firma bir araya gelmektedir.

Alana dair önemli bilgilerin yayıldığı ve kişilerin birbiriyle tanışarak bir araya geldiği hibrit etkinlik konferansları, profesyonel bir ekibin önderliğinde hazırlanmakta ve düzenlenmektedir. Söz konusu etkinliklere Türkiye’nin birçok şehrinden katılım sağlamak mümkündür. Fiziksel katılımda bulunan kişiler ve sanal ortamda Oniki’nin etkinlik yazılımı aracılığı ile bağlanan katılımcıların aktifliğini eşit düzeyde tutmak, temel amaç olarak belirlenir.

Önceki yazımıza https://oniki.net/e-ticaret-sitesi-kurma-rehberi/ linkinden ulaşabilirsiniz.