Video Konferans Nedir?

Video konferans veya video telekonferans; iki veya daha fazla yerle eş zamanlı görüntülü ve sesli konuşmaya imkân tanıyan bir telekomünikasyon teknolojisi anlamına gelmektedir. Bu yazımızda video konferans nedir, nasıl bir sistem kullanılır, nasıl yapılır, bu konferansın avantajları ve dezavantajları nelerdir gibi soruların yanıtlarına yer veriyoruz. Video telekonferans sistemleri sayesinde birden fazla kişi kolaylıkla sesli ve görüntülü olarak görüşme yapabilmektedir.

Video Konferans Nedir, Avantajları ve Dezavantajları Nelerdir?

Video konferans nedir ve en çok kullanılan video konferans programları nelerdir gibi sorular kullanıcıların aklına gelirken bu programların avantaj ve dezavantajları da aynı şekilde merak edilmektedir. Günden güne gelişmeye devam eden ve hayatın her alanında kendine yer bulan teknoloji sayesinde online görüşmeler, toplantılar, konferanslar ve bunun gibi her türlü aktivite kendine internet dünyasında da bir yer bulmuştur.

Teknolojinin ilerlemesi ile birlikte kullanımı gittikçe artan video telekonferansın pek çok avantajı bulunmaktadır. Video konferans sistemi nedir, video konferans nedir ve bu konferans esnasında dikkat edilmesi gerekenler gibi başlıkların yanı sıra aynı zamanda avantaj ve dezavantajlarından da bahsedeceğiz.

• Zaman Tasarrufu

Video konferans gerçekleştirirken katılımcıların birbirine kilometre olarak ne kadar uzakta olduğu önemsizdir. Ülkenin ve dünyanın her yerinden internet ve bir elektronik cihaza sahip olan herkes, planlanmış bir video telekonferansa katılım sağlayabilir. Böylece toplantının yapılacağı yere gelirken ve toplantı bittikten sonra geri dönerken harcanacak olan zamandan büyük bir tasarruf edilmiş olunur.

Zaman tasarrufunun en büyük etkilerinden biri firmalarla mülakata giren adaylar açısından sağlanmaktadır. Başvurdukları her firmanın muhtemelen onlara uzak bir lokasyonda bulunan ofisine gitme zorunluluğu olmadan mülakatı gerçekleştirebilen adaylar büyük avantaj kazanmaktadır.

• Maliyet Tasarrufu

Tıpkı zaman tasarrufu gibi maliyet tasarrufu de video konferans sistemlerinin en büyük avantajlarından biri haline gelmiştir. Uluslararası firmaların büyük bir toplantı gerçekleştireceği bir örnek düşünelim. Dünyanın farklı yerlerinden toplantıya katılacak olan çalışanların ulaşım, seyahat ve yemek masraflarını online olarak planlanacak bir video telekonferans planıyla birlikte sıfıra indirmek mümkündür. Video konferanslar hem firmalar için maliyet tasarrufu hem de çalışanlar açısından zaman tasarrufu sağlamaktadır.

• Hızlı Erişim Kolaylığı

Aniden gelişen ve aciliyet durumu taşıyan pek çok toplantının en hızlı çözümü video konferans toplantıları olmaktadır. Nerede olurlarsa olsunlar, bağlanabildikleri bir cihaz ve internet sayesinde kişiler kolaylıkla bir araya gelebilir ve ortaya çıkan soruna hızlıca bir çözüm üretebilir.

• Artan Verimlilik

Video konferans sayesinde birçok kişinin katıldığı bir oturumu yönetmek, tartışmaların seyrini değiştirmek ve sırayla birilerine söz hakkı vermek gibi konferans yönetimi alanları daha kolay ve verimli bir hale gelmektedir. Aynı odada bulunan kişilerin bazı anlarda kontrolünü kaybetmesi ve tartışma ortamının gerilmesi daha sık rastlanan bir durumdur, ancak online olarak gerçekleştirilen video telekonferanslarda böyle bir sorunla karşılaşma olasılığı çok daha düşüktür.

• Kullanım Kolaylığı

Video konferans ya da video telekonferans sistemlerinin en büyük avantajlarından biri kullanım kolaylığıdır. Video telekonferans esnasında diğer katılımcılarla paylaşılacak olan belgeler, dosyalar, dökümanlar, videolar, ya da tanıtım sunumları gibi tüm materyaller video konferans sistemine yüklenerek ekran paylaşımı ile birlikte kolaylıkla katılımcılar ile paylaşılabilmektedir.

Video konferans sistemleri ile birlikte çalışmanın en büyük dezavantajı ise internet problemlerinden kaynaklanabilecek sorunlardır.

İnternetin donması, kopması ya da kesilmesi gibi durumlarda katılımcılar online oturumla bağlantılarını yitirecek ve ancak internet bağlantısı düzeldikten sonra yeniden oturuma katılım sağlayabilecektir. Arada geçen sürenin önemi, diğer katılımcıların konferansa devam ederken oturumdan düşen katılımcının kaçırdığı ayrıntılar gibi durumlar sonucunda bazı problemler ortaya çıkabilmektedir

Video Konferans İçin Gerekenler

Video konferans gerçekleştirebilmek için kişinin ihtiyaç duyduğu başlıca şeyler; internet, elektronik bir cihaz ve kimsenin toplantıyı bölmeyeceği sessiz bir ortam olmaktadır. Karşınızda konuşan kişi ve kişilerin aktarımlarını eksiksiz bir şekilde alabilmek için dikkatinizin dağılmayacağı, başkaları tarafından yaratılan ses, gürültü gibi problemlerden uzak olacağınız yalnız bir ortam, önemli bir gerekliliktir.

İyi bir internet bağlantısı, toplantının bölünmemesini ve her şeyin zaman çizelgenize uygun olarak ilerlemesini sağlamakta önemli bir rol oynamaktadır. Düşük internet bağlantısı toplantının donmasına, ses ve görüntü problemlerine ve iletişim sorununa neden olabilmektedir.

İnternet kopması ya da düşmesi durumunda konferansa yeniden katılım sağlanması gerekir ve bu da zaman açısından dezavantajlı bir durum oluşturur, ek olarak katılımcıların gerilmesini sağlayabilir. Video telekonferansa telefon, tablet ya da bilgisayar gibi elektronik cihazlardan katılım sağlanabilmektedir. Ancak iletişim kolaylığını en üst düzeye taşımak açısından, en güvenli ve etkili yöntem bilgisayar ile birlikte video konferansa katılım sağlamaktır.

Video Konferansta Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Zaman Kontrolü

Video konferans nedir sorusunun cevabını araştırırken aynı zamanda video konferansı zamanında duyurmak ve katılımcıların programını buna göre ayarlamasını sağlamak oldukça önemlidir. Aynı zamanda, video konferansa belirtilen saatte katılım göstermeye dikkat edilmesi gerekmektedir. Katılımcılar, geç kalan kişiyi beklemeyi tercih edebilirler, ancak bu firmanız adına olumsuz bir görüntü oluşturabilir.

• Ekipman Kontrolü

Konferansa başlamadan önce kamera ve mikrofon kontrolü gerçekleştirilmelidir. Video konferans için gerekenlerden biri budur. Bu işlemi son dakikaya bırakmadan yaptığınızda ortaya çıkabilecek muhtemel sorunları hızlı bir şekilde çözmüş olursunuz. Eğer bir doküman yüklenecekse, kullanılması planlanan video konferans sistemine önceden bu dokümanı nasıl yükleyeceğinizi test edebilir, böylece toplantı esnasında zamandan tasarruf edebilirsiniz.

• Uygun Bir Video Konferans Sistemi Seçilmesi

Video konferans için gerekenlerden biri gerçekleşecek toplantının amacına uygun olarak uygun sistem seçilmesidir. Bazı platformlar, çok yüksek sayıda katılımcının katılım göstereceği toplantılara uygun olmamakta, sistem kasabilmekte ya da donabilmektedir. Video konferansınızın amacına yönelik (eğitim mi, mülakat mı, sınırlı kişi arasında gerçekleşecek olan özel bir toplantı mı vb.) bir sistem seçerek en yüksek verimlilikte bir toplantı gerçekleştirebilirsiniz.

• Uygun Bir Ortam Seçilmesi

Video konferans için gerekenlerden bir diğeri katılım göstereceğiniz ortamın ışık kontrolü, ses kontrolü (yankı, kesinti gibi durumların oluşup oluşmadığı) gibi durumları önceden test etmek ve arka planınızda dağınık bir görüntü oluşmadığına emin olmaktır. Bazı katılımcılar, kendi görüntülerinin arka planında şirketini temsil eden çeşitli tasarım arka planları kullanmaktadır ve bu yöntem, profesyonel bir görüntü çizmeye yardımcı olmaktadır.

• Vücut Dilinin Önemi

Video telekonferans esnasında katılımcılarınızın dikkati sürekli olarak sizin görüntünüz ve sesiniz üzerinde olacaktır. Jest ve mimiklere dikkat etmek, uygun anlarda gülümsemek, beden dilinin kullanımı ve kontrolüne önem vermek gibi detaylar toplantı üzerindeki kontrolünüzü ve işlevinizi arttırmada yardımcı olmaktadır.

Video Konferans Programları

Video konferans nedir, nasıl yapılır, video konferans sistemi nedir gibi soruların gündeme gelmesiyle birlikte günümüzde firmalar, çalışanlar, öğrenciler ve daha pek çok kişinin farklı amaçlarla kullandığı pek çok farklı program bulunmaktadır. Video konferans nedir ve nasıl yapılır sorusuna cevap olan uygulamalardan bazıları;

• Zoom Cloud Meetings

Zoom, yüksek görüntü ve ses kalitesi, çoklu katılımcılara uygun olan yapısı ve pratik kullanımı sayesinde çok fazla kişinin tercih ettiği bir video konferans platformudur. Online mağazalardan ücretsiz bir şekilde kurulumu yapılabilecek olan Zoom, hem bulut toplantısı hem de web seminer yazılımını sunmaktadır ve Wi-Fi, 4G LTE ve 3G ağları üzerinden çalışmaktadır. Zoom uygulamasına masaüstü bilgisayar ya da laptoplardan, tabletlerden ve cep telefonlarından bağlantı sağlanabilmektedir.

• Skype

Video konferans nedir denildiği anda akla gelen ilk uygulamalardan biri olan, uzun zamandır genellikle ikili ya da üçlü sohbet görüşmeleri için kullanılan Skype, son zamanlarda farklı eğitim, toplantı ya da konferans gibi aktiviteler için de kullanılmaya başlamış ve popülaritesini arttırmıştır. Skype, online mağazalardan ücretsiz bir şekilde indirilebilmekte ve kullanım için yalnızca üyelik gerektirmektedir.

• Microsoft Teams

Pandeminin başlaması ile birlikte, pek çok üniversite ve lise kurumları online dersleri Microsoft Teams üzerinden gerçekleştirmeye başlamıştır. Öğrenci, öğretmen, işveren, çalışan gibi farklı üyelik seçenekleri bulunan Teams sayesinde hem çok kişinin katılabileceği sorunsuz toplantılar düzenlenebilmekte hem de kullanılacak olan dokümanların arşivi güvenli bir şekilde yapılabilmektedir.

• Hangouts Meets

Hangouts Meets, pek çok işletme ve firma tarafından oldukça sık kullanılmakta ve tercih edilmektedir. Aynı anda 30 kişi ile görüşme imkanı sağlayan video konferans uygulaması, HD ses ve görüntü desteği ile birlikte video konferans sistemleri arasında kendine sağlam bir yer edinmiştir.

• GoTo Meeting

GoToMeeting masaüstü bilgisayarlar, laptoplar, cep telefonları ya da tabletlerden güvenli ve pratik bir şekilde bağlanılabilmektedir. GoToMeeting, maksimum 25 kişi ile birlikte yapılabilecek olan online görüşmelerde video konferans görüşmesi ve ekran paylaşımı sağlar. Aynı anda görüşmeyi kayıt altına almak da mümkündür. Kullanıcısına ilk 1 ay ücretsiz kullanım verir, daha sonraki süreçte video konferansların kullanım amacına göre çeşitli paket tercihleri seçilerek ücretli bir hizmet sunmaktadır.

Önceki yazımıza https://oniki.net/e-ticaret-nedir/ linkinden ulaşabilirsiniz.