Etkinlik Yönetimi Nedir ve Ne İşe Yarar?

Etkinlik yönetimi, yapılacak olan etkinliklerin ve düzenlenen organizasyonların sorunsuz gerçekleşmesini sağlayarak uygun bir şekilde yönetilmesi anlamına gelmektedir. Planlanıp gerçekleştirilen etkinliklerin birçok farklı amacı olabilir, ancak en temel motivasyon halkla ilişkileri geliştirmek adına yapılan konferans, sunum, toplantı, organizasyon ve bunlara benzeyen çeşitli faaliyetlerdir.

Etkinlik yönetimi sadece kurumsal hayatın içerisinde yer alan konferans benzeri organizasyonları değil, hayatın her alanında bireylerle kendine yer bulan tüm etkinlikleri kapsamaktadır. Etkinlikler aynı zamanda online ortamlarda da yapılabilir ve bu organizasyonlarda dijital etkinlik yönetimini gerçekleştirebilmek, etkinlikten maksimum faydayı alabilmek için gereklidir. Dijital etkinlik yönetimi, etkinliğin öncesi, esnası ve sonrasında devam eder.

Etkinlik yönetimi, organizasyonların belirlendiği şekilde, sorunsuzca gerçekleşebilmesi ve herkes için fayda sağlaması adına oldukça önemlidir. Etkinlik esnasında çıkabilecek bütün problem ve sorunları gerçekleşmeden önce saptamak, iyi bir etkinlik yönetiminin birincil faydası olarak yer almaktadır.

Etkinlik Yönetimi Neden Önemlidir?

Planlanmış olan etkinlik, ister kurumsal bir organizasyon ister daha küçük çaplı bir faaliyet olsun her şekilde önceden belirlenmiş bazı planlar doğrultusunda hazırlanmalı ve hayata geçirilmelidir. Etkinliğin gerçekleştiği gün planda olmayan hiçbir sorunun etkinliğin gerçekleşmesini engellememesi ve sürpriz sorunların ortaya çıkmaması için iyi bir etkinlik yönetimi önem teşkil etmektedir.

Etkinlik yönetimi ve organizasyon, bir ilkokul öğrencisinin arkadaşları ile birlikte kutlayacağı doğum günü partisi ya da şirkette gerçekleştirilecek önemli bir konferans üzerinden olabilir ya da dijital etkinlik yönetimi gerektiren ve online bir uygulamada gerçekleşen konferans da olabilir. Etkinliğin büyüklüğü ya da kapasitesi fark etmeksizin sorunsuz bir faaliyet için dikkat ve titizlik ile plan yapılmalı ve süreç yönetilmelidir.

Etkinlik yönetimi ve organizasyonun en önemli noktası, sadece etkinlik öncesinin düzen ve kontrolünü sağlamak değil aynı zamanda etkinlik esnasında ortaya çıkan ani problemler üzerinde de doğal çözümler üretmek ve etkinliği normal akışına döndürebilmektir. Doğaçlama bir şekilde ortaya pek çok farklı sorun çıkabilir. İyi bir etkinlik yönetimi ve organizasyonun kritik noktası, ortaya çıkan bu problemlere doğru şekilde müdahale edebilmek ve etkinliği en az aksayacak şekilde koordine etmektir.

Etkinlik yönetiminin bir diğer önemli noktasını oluşturan durum, etkinlik öncesinde gerçekleşen planlama ve organizasyonların detaylı, kapsamlı ve etkili bir şekilde yapılmasıdır. Eğer etkinlik öncesi planlamalar uygun ve doğru şekilde yapılmazsa organizasyon gerçekleşmesi beklenen tarihte gerçekleşmeyebilir, istenen amaca ulaşılamayabilir ya da istenmeyen pek çok farklı durum ortaya çıkabilir.

Etkinlik Yönetimi Aşamaları

Etkinlik öncesi yönetimi aşamaları, tasarım ve planlama olarak genellenebilecek iki ayrı aşamadan oluşur. Etkinliğin nerede, nasıl, hangi şartlar altında, kaç kişinin katılımını kapsayacak şekilde gerçekleşeceğine dair planlama ve hesaplamalar planlama aşamasını oluşturur.

Tasarım aşaması ise etkinliğin gerçekleştiği ortamın nasıl olacağı, nasıl bir düzen kurulacağı, varsa etkinlik esnasında dağıtılacak materyallerin düzenlenmesi gibi süreçleri içermektedir. Tasarım ve planlama aşamaları tamamlanarak organizasyon sorunsuz bir şekilde gerçekleştikten sonra, etkinlik yönetiminin son aşaması olan etkinlik sonrası aşama gelmektedir.

Etkinlik sonrası yönetimde gerçekleştirilen etkinliğin belirlenen sonuçlara ve amaçlara ulaşıp ulaşmadığı ve hedeflerin ne kadarının gerçekleştiği gibi konularda raporlama işlemleri yapılmaktadır. Bu son aşama da en az tasarım, planlama ve etkinlik esnasındaki yönetim aşamaları kadar önemlidir. Çünkü etkinlik yönetiminin etkili bir şekilde gerçekleşmiş olması için planlanmış etkinliğin gerçekleşme amacına hizmet etmesi ve en etkili şekilde beklenen sonuçları vermesi gerekmektedir.

Planlama

Planlama aşamasında etkinlik yönetimine büyük kolaylık sağlayan 5N1K sorularına etkinlik üzerinden cevap vermek, düzenlenecek etkinliğin ulaşması beklenen hedeflerini belirlemek açısından kolaylık sağlar ve etkinlik yönetimini güçlendirir.

• Ne?: Etkinliğin türünü belirlemek adına yöneltilmiş bir sorudur. Planlanan etkinlik kurumsal bir firmayı temsil eden bir organizasyon mu yoksa daha bireysel, sosyal bir amaçla hazırlanmaya başlanmış, günlük durumlara uygun bir organizasyon mu olacak? Etkinliğin türünü belirlemek, diğer sorulara uygun cevaplar bulmak açısından önemlidir.

• Nerede?: Etkinliğin nerede ve hangi koşullar altında gerçekleşeceğini belirlemek amacıyla etkinlik yöneticisi tarafından cevaplanması gereken bir diğer sorudur. Etkinlik nasıl bir yerde gerçekleşecek, mekan etkinliğin konseptine uygun mu, kişi sayısını kaldırabilir mi, etkinlik esnasında gerçekleşebilecek aktiviteler için uygun mu gibi soruların cevabı bu aşamada belirlenmektedir.

• Ne Zaman?: Etkinliğin hangi gün, saat, mevsim ve tarih aralığında gerçekleşeceğini belirleyen kritik bir etkinlik yönetimi sorusudur. Etkinliğin gerçekleşeceği zaman dilimini doğru bir şekilde belirlemek önemlidir. Kar fırtınası olan bir günde düğün yapılamaması ya da tatil ilan edilmiş özel bir günde kurumsal bir konferans düzenlenememesi gibi durumlar göz ardı edilmemelidir. Katılımcıların etkinliğe maksimum katılım gösterebileceği zaman aralığı doğru bir şekilde saptanmalıdır.

• Niçin?: Etkinliğin temel amaç ve hedefini belirlemeye yönelik yöneltilmiş bir sorudur. Organizasyonun neden gerçekleştiği ve tam olarak neyin hedeflendiğini saptamak, etkinlik yönetiminin etkili bir şekilde gerçekleşebilmesi için gereklidir. Diğer tüm aşamalar, etkinliğin amacını gerçekleştirebilmek için tasarlanmış bir zincir görevi görmektedir. Bu nedenle etkinliğin amacı, etkinlik yöneticisi tarafından doğru bir şekilde belirlenmelidir.

• Nasıl?: Etkinliğin nasıl gerçekleşeceğine karar verilen ve daha çok bütçe planlamasının yapıldığı aşamadır. Etkinlik yöneticisi ya da yöneticilerinin elindeki bütçe, planlanan etkinliğe uygun mu? Koşulları iyileştirmek için neler yapılabilir, elde bulunan bütçenin tüm planlara yetmesi için nasıl bir dağılım göstermesi gerekir, küçülmeye gidilmesi gerekiyorsa hangi alanlardan fedakârlık gösterilebilir gibi sorular, nasıl aşamasında belirlenmektedir. Bütçe planlamasını doğru bir şekilde yapmak, kritik bir önem taşımaktadır.

• Kim?: Etkinliğin kimlere yönelik olacağının saptandığı ve planların da bu doğrultuda şekillendiği evredir. Etkinlik yönetimi ve organizasyon esnasında, gerçekleşecek organizasyonun hedef kitlesinin kimler olduğu, kaç kişiye ulaşılmasının beklendiği, etkinliğe katılım gösterecek kişilerin dikkatini çekecek ayrıntılara önem verilmesi gibi hususlar konusunda dikkatli olunmalıdır. Yanlış kitleye yanlış bir uygulanmış yaklaşım, etkinlik yönetimi sürecinin amacına uygun bir şekilde ulaşamamasına neden olur.

Tasarım

Tasarım aşaması; etkinlik yöneticisi tarafından etkinliğe dair tüm organizasyonel detayların planlandığı ve görsellik, mekan, etkinlik esnasında kullanılacak materyaller, varsa dağıtılacak ürün ve broşürler, kullanılacak sunumlar, etkinlik esnasında kullanılması gereken çeşitli elektronik aletler gibi nesnelerin planlama ve düzenlenmesinin yapıldığı aşamadır.

Kullanılacak tüm materyallerin bütçeye uygun şekilde etkinlikte yer bulması gerekmektedir. Bir doğum günü partisinde süslemeler, oyuncaklar, yüz boyama kalemleri ya da maketler olabileceği gibi kurumsal bir firmanın tanıtımı için düzenlenmiş bir etkinlikte firmayı tanıtan broşürler, kitapçıklar, katılımcılara verilen ufak hediyeler gibi unsurlar kendine yer bulabilir. Tasarım, tamamen etkinliğin amacı ve içeriğine göre belirlenmektedir.

Etkinlik Yönetimi Konusunda Dikkat Edilmesi Gerekenler

Etkinlik yönetimi konusunda dikkat edilmesi gereken önemli noktalar arasında, planlama ve tasarım aşamalarını amaca uygun şekilde yerine getirdikten ve etkinlik gerçekleştikten sonraki süreci yönetme gelmektedir. Etkinlik sonrası süreç yönetimi, en az etkinlik öncesi ve esnası kadar önem teşkil etmektedir. Çünkü etkinliğin hedeflenen amaca ulaşıp ulaşamadığı, ne ölçüde yararlı olduğu, hangi noktalarda eksik olduğu gibi durumların saptanabilmesi bu kısımda gerçekleşmektedir.

Analiz ve raporlamalar, değerlendirmeler, anketler etkinlik sonrası süreci etkili bir şekilde yönetmek adına etkinlik yöneticisi tarafından kullanılabilecek yöntemler arasındadır. Böylece etkinliğin amaçları doğrultusunda nasıl bir yol izlediğini ve katılımcıların geri dönüşlerini belirlemek kolayca mümkün olmaktadır.

Önceki yazımıza https://oniki.net/sanal-kariyer-fuari/ linkinden ulaşabilirsiniz.