İş Hayatında Zaman Yönetimi ve İş Planlama, uzun mesaili veya yoğun tempolu bir iş hayatının kaçınılmaz bir parçasıdır. Zamanı yönetebilmek, iş hayatında ve özel hayatta yüksek verim elde edilmesine yardımcı olmaktadır. Zamanın nasıl kullanılacağını bilmek, planlamak ve kişiye özel olarak düzenleyebilmek, istikrarlı bir iş sürecine de olanak sağlamaktadır.
Vaktiniz mi az yoksa çok mu yoğunsunuz veya iş süreçlerinizde verimli mi olamıyorsunuz? İşte bu noktada zamanı kullanamadığınızı veya yönetemediğinizi rahatlıkla söyleyebiliriz. Öyleyse eğilip bükülemeyen veya değiştirilemeyen zamanın, nasıl iş süreçlerini daha kolay hale getirebilir ve önemi nedir daha yakından bakalım.
Zaman Yönetimi Nedir?
Zaman Yönetimi, farklı aktiviteleri veya operasyonları, belirli zaman aralıklarına göre bölerek iş akışını daha istikrarlı ve verimli hale getirme veya organize etme yöntemidir. Herkes tarafından gün 24 saat yaşanmasına rağmen daha fazla değil daha akıllı çalışanların, daha üretken olduğu bilinmektedir. Üstelik yapılan araştırmalara göre, bir insanın günün sadece 12 saatinde üretken olabildiği ve çalışabildiği de tespit edilmiştir.
SPONSORLU
Dolayısıyla, zamanı kontrol ederek günün 12 saatini verimli geçirmek ve iş süreçlerinin de yanı sıra özel hayatı da düzenleyebilmek mümkündür. İş ve yaşam dengesinin kurulması için zamanın nasıl yönetileceği, planlanacağı ve düzenleneceğinin bilinmesi çok önemlidir. Bu noktada, iş süreçlerinin birbirinden oldukça farklı olacağı kişisel liste oluşturmak ve listeye uymak gereklidir.
Liste ise günlük, haftalık ve aylık şeklinde, teknik konusunda en fazla tercih edilen Eisenhower matrisi kullanarak önemli, önemsiz; acil ve acil olmayan şeklinde dört grupta toplanması gereklidir. Ana başlıklara ve iş süreçlerine dikkat edilerek gruplara yazılan faaliyetler, teorikte zamanın nasıl yönetileceğini gösterse de pratikte uygulanmaz ise yeni bir zaman kaybı yaratacağı da unutulmamalıdır.
Zaman Yönetimi Neden Önemlidir?
Zamanın eğilip bükülemediği veya gün içerisinde yaşanabilecek zamanın sınırlı olduğu herkes tarafından bilinmektedir. Öyle ki, Ahmet Hamdi Tanpınar, Saatleri Ayarlama Enstitüsü isimli kitabında “Saatin kendisi mekân, yürüyüşü zaman, ayarı ise insandır” demektedir. Yani, zaman ve mekânın insanla var olduğu bir düzende, zamanın öneminin kavranamaması bütün iş süreçlerinin düzen içerisinde işleyememesine neden olacaktır. Peki, iş süreçlerinde ve yaşam içerisinde bir denge aracı olarak zamanı yönetebilmek, “hayat planlamaya veya düzene gelmez.” cümlesi hayatlarımızda bu denli yer edinmişken neden önemlidir?
Zamanın yönetimi veya başka bir deyişle Zamanı Verimli Kullanmak, iş süreçlerini belirli bir zaman aralığına sıkıştırmasının aksine, zamanın nerelerde geçtiğine bakarak kayıp giden veya verimli geçmeyen zamanları gidermek açısından önemlidir. Yetişmeyen işlerin zamanında teslim edilmesine, operasyonlar içerisinde daha verimli çalışılabilmesine ve daha da önemlisi, insanın zamana hükmederek değer verdiği alanlara yönelmesine olanak tanımaktadır.
İş Hayatında Planlı Çalışma, sadece zamanın etkili bir şekilde kullanılmasıyla mümkündür ve zaman belirli stratejilerin takip edilmesiyle yönetilir. Zamanı ertelemek veya boş geçen süreyi artırmak, hayatın her alanına etki edeceği gibi kötü bir alışkanlık olarak da yer edinir.
İş Hayatında Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?
İş Hayatında Zaman Yönetimi, zaman ve mekân algısının kişi de gelişmesi, algılaması veya farkında olmasıyla birlikte günlük, haftalık ve aylık olarak geçirilen zamanın tespit edilmesiyle yapılır. Liste halinde oluşturulan kişiye özgü zaman tespiti, etkili ve verimli bir şekilde nasıl değerlendirilir sorusuna yanıt aranır.
Bu noktada kişinin kendisine göre esnetebileceği veya değiştirebileceği birtakım kurallar bulunmaktadır. Ancak öncelikli olarak kişinin zamanı nasıl harcadığı veya kullandığını tespit etmesi gereklidir.
SPONSORLU
Bireylerin iş hayatında etkili ve verimli bir şekilde zaman yönetimini nasıl yapar?
- İş hayatında günlük, haftalık ve aylık olarak geçirilen zaman tespit edilir.
- Öncelikler ve acil yapılacaklar listesi, tarihleriyle birlikte belirlenir.
- İş süreci içerisinde birden fazla operasyon bulunuyorsa 2 adımın tekrar sayısı artırılır.
- Dikkat dağınıklığı olmaması veya amaçtan sapmamak adına, liste hem evde hemde iş yerinde sabit bir yere asılır.
- Her gün çalışmaya başlamadan önce listeye bakılır ve gün buna göre yaşanır.
- Hazırlanan liste konusunda mükemmelliyetçi bir anlayıştan ziyade, tam olarak listeye uyabilmek ve düzenli hale getirebilmek daha önemlidir.
Bununla birlikte zamanı yönetirken bireylerin karşılaştığı veya yaptığı pek çok hata bulunmaktadır.
Zaman Yönetimi ile İlgili En Sık Yapılan Hatalar
Zaman Yönetimi ile İlgili En Sık Yapılan Hatalar içerisinde, zamanı iyi kullanamamak, işin başarı oranıyla ters orantıya sahip olabilir ancak verimlilik konusunda doğru bir orantısı vardır. Gece yarılarına kadar çalışmak veya bir işin geceye bırakılması, sonuç ne kadar iyi olursa olsun, kişiyi belirli zaman sonra çok fazla yoracaktır.
Dolayısıyla bir işin belirli zaman aralıklarına bölünerek yapılması ve buna göre diğer işlerin de planlanması, iş yerinde ve özel hayatında daha fazla üretken olmasına da yardımcı olmaktadır. Stres veya mutluluğun sırrı olarak da öne çıkan zamanın doğru ve etkili yönetimi, yanlışların veya hataların fark edilmesiyle kolaylıkla giderilebilmektedir.
Zaman yönetimi ile ilgili olarak en sık ve en fazla yapılan 12 hata şöyledir
- İş hayatında geçirilen zamanın doğru tespit edilememesi.
- Önceliklerin hatalı olarak ayarlanması.
- Listenin kaybedilmesi veya düzenli bakılmaması.
- İşlerin ertelenmesi veya boş zamanların kötü yönetilmesi.
- Etkisiz bir planlama ile birlikte sürekli meşgul olduğunu düşünmek.
- Dikkat dağınıklığının oldukça yüksek olması.
- Yapılamayacak kadar fazla iş almak.
- İş operasyonları içerisinde çoklu göreve uygun çalışmamak.
- Ara ve düzen tespiti yapmamak.
- Aralıklı olarak listeyi düzenlememek.
- Boş zamanları planlamamak ve sadece iş süreçlerine odaklanmak.
- Kolaya kaçma alışkanlığını edinmiş olmak.
Peki, sizler kendinizi zaman yönetiminde nasıl buluyorsunuz? İşlerin gerisinde mi kalıyorsunuz yoksa zamanında mı teslim ediyorsunuz? Bununla birlikte kendinize mi zaman ayıramıyorsunuz? Sorunu daha doğru ve net bir şekilde tespit edebilmek için “İş Hayatında Başarılı Olmak İçin 10 İpucu” içeriğimize göz atarak sizlerde zamanı etkili kullanarak başarıyı yakalayabilirsiniz.
Zaman Yönetimi Teknikleri Nelerdir?
Zaman Yönetimi Teknikleri içerisinde, Pomodoro Tekniği; Eisenhower Matrisi, Kanban Tekniği, Hızlı Planlama Metodu, 168 Saat Tekniği, ABC Yaklaşımı ve Pareto ilkesi yer alır. Zamanı doğru ve etkili bir şekilde yönetebilmek için teknikleri veya yaklaşımları incelemek gereklidir. Kişisel serzenişlerin ardına saklanarak biriken işlerden veya sorumluluklardan kaçmak mümkün değildir. İşleyen demir parıldar mantığı ile kişisel bir şekilde zamanı doğru yönetmek gereklidir.
Zamanın yönetimi konusunda oluşturulan tekniklerin ortak noktası ise düzen ve tertip olarak öne çıkar. Zamanın iyi değerlendirilememesinin en önemli nedeni düzen eksikliğidir. Bu noktada, zamanı etkili yönetmek ve işlere eğilebilmek için düzen oluşturulması gereklidir.
Düzen içerisinde etkili olabilen en iyi zaman yönetimi teknikleri şöyledir
- Eisenhower Matrisi
- 168 Saat Tekniği
- ABC Yaklaşımı
- Pomodoro Tekniği
- Kanban Tekniği
Yukarıda yer alan teknikler içerisinde, genel olarak işlerin görsel, yazı veya sıralama kullanarak şekillendirmek gereklidir. İşlerin unutulmadan veya aksatılmadan belirli düzen içerisinde listeye yazılması ve uygulanması çok önemlidir. Özellikle girişimcilik ruhu olan kişilerin sıklıkla araştırdığı bu konuyla birlikte “Girişimcilik Nedir? Girişimci Fikirleri ve Sihirli İpuçları” içeriğimize de göz atabilirsiniz.
Zaman Yönetimi ve Stres Yönetimi Arasındaki Bağlantı
Stres kavramı, pek çok insan tarafından gün içinde bile sıkça dile getirilmektedir. Özellikle günümüzde iş hayatının oldukça yoğun ve çetrefilli geçmesi, stres kavramının yoğunluğunu da artırmaktadır. Peki, bu stresten kurtulmak veya stresi yönetmek mümkün müdür yoksa strese teslim olmak mı gereklidir?
Bu noktada çeşitli teoriler bulunsa da stresin yönetimiyle birlikte insan üzerindeki sorumluluğunu hafifletmek mümkündür. Nasıl mı? Zamanın doğru ve etkili bir şekilde yönetilmesi, stresin yönetimini sağlarken aynı zamanda yoğunluğunu da artırabildiği veya azaltabildiği tespit edilmiştir. Başka bir deyişle, etkili ve güçlü bir zaman yönetimi, kişiye aynı zamanda stresten kurtulmanın da anahtarını vermektedir. Analiz yapmak, planlı yaşamak, erteleme rahatsızlığından kurtulmak ve çok fazla sorumluluk almamak yaşanılan stresi azaltacağı gibi zaman yönetimi konusunda da etkili bir silah olacaktır.
Sonuç olarak İş Hayatında Zaman Yönetimi kişinin daha verimli ve istikrarlı çalışmasını sağladığı gibi mutlu olmasının veya stresle başa çıkmasının da anahtarını vermektedir. Zamanı yönetebilmek, sadece iş hayatında değil; aynı zamanda özel hayatta da pek çok sorunun yaşanmamasını veya daha kolay çözülmesini sağlamaktadır. Peki, siz zamana hükmeden mi yoksa zamana teslim olanlardan mısınız?
SPONSORLU
Ersin Yılmaz 
Oniki 
