Webinar Nedir ve Nasıl Yapılır?

Webinar düzenlemek, dijitalleşme ve özellikle pandemiyle birlikte günlük hayatın bir parçası haline gelen önemli konulardan biridir. Web tabanlı seminer düzenlemenin detaylarına geçmeden önce webinar nedir, kısaca göz atalım.

Webinar kelimesi, “web” ve İngilizce’de seminer anlamına gelen “seminer” kelimelerinin birleşmesi sonucunda ortaya çıkmıştır. Bu kelime, internet üzerinden online olarak gerçekleştirilen seminerleri, toplantıları, konferansları ve benzeri organizasyonları tanımlamak için kullanılır.

Web Konferans Nasıl Hazırlanır?

İnternet üzerinden seminer düzenlemek, başka herhangi bir organizasyon düzenlerken olduğu gibi, dikkatli bir hazırlık ve detaylı bir çalışma gerektirir. Bir web tabanlı seminer hazırlamak için aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz:

  • Web konferans düzenlerken yapmanız gereken ilk şey hangi konuda bir webinar düzenleyeceğinize karar vermektir. Konunuz hakkında bir araştırma yapın ve konunun güncel olduğuna, ilgi çekici olmasına dikkat edin.
  • Konunuz özelinde akışınızın nasıl olabileceğine dair bir deneme veya ön çalışma gerçekleştirin.
  • Formatınızı belirleyin. Bu aşamada sunumun içinde yer alacak konuşmaların nasıl gerçekleşeceğine, bir moderasyon ekibi olup olmayacağına, konuşmaların süresine vs. karar verilmelidir.
  • Hangi programdan faydalanacağınıza karar verin. Farklı program ve uygulamalar, size farklı avantajlar ya da dezavantajlar yaratabilir. Hangi platformu tercih edeceğinizi önceden belirlemek, size platformun imkanlarını keşfetmek, araştırma yapmak ve platformun kullanımı hakkında deneyim kazanmak için vakit sağlar.
  • Kullanacağınız mikrofon ve kamera gibi ekipmanları edinin ve düzgün çalışıp çalışmadıklarını kontrol edin.
  • Kullanacağınız mekanın düzenlemeye uygun olup olmadığını, örneğin yeterli ışık alıp almadığını kontrol edin. Ayrıca mekanda stabil bir internet bağlantısının bulunması, akışın düzgün bir şekilde işleyebilmesi açısından oldukça kritiktir.
  • Webinarınızın tanıtım ve reklam faaliyetleri için bir planlama yapın. Etkinliğin hangi iletişim kanallarından duyurulacağı, afişler ve tanıtım yazıları gibi ayrıntılar üzerinde düşünün. Bu adım ayrıca katılımcılarınıza nasıl ulaşacağınızı ve hedef kitlenizi nasıl haberdar edeceğinizi keşfetmeniz gereken adımdır.
  • Web konferansınızı düzenlemeden önce konuşmacılar ile bir prova yapmaya ve her şeyin kontrol altında olduğundan emin olmaya çalışın.
  • Webinarınızı gerçekleştirmeye hazırsınız!

Webinar’ın Avantajları

Web konferans düzenlemenin en önemli avantajı, katılımcıların mekandan ve hatta ülkeden bağımsız olarak bir araya gelebilmeleri ve iletişim kurabilmeleridir. Bu, web tabanlı semineri çok güçlü bir araç haline getirir. İnternet seminerı düzenlemenin bazı diğer avantajları aşağıdaki gibi özetlenebilir:

  • Dijital bir mekanda bir araya gelmek hem organizatörler hem de katılımcılar için önemli bir zaman tasarrufu sağlar.
  • Yüz yüze organize edilecek bir etkinlikte mekan ve mekan düzenlemesi için bazı masrafların yapılması gerekir. Bir web konferansı için bunların hiçbiri gerekli değildir.
  • Hem organizatörler hem de katılımcılar için webinar, mekana ulaşım için yapılan masrafların ortadan kalkması anlamına gelir.
  • Eğer büyük ve kalabalık bir etkinlik düzenleniyorsa tasarruf edilecek diğer bir masraf, normal bir etkinlikte yeme/içme, karşılama, ikramlar ve hediyeler için ayrılması gereken bütçeyle ilgilidir.
  • Web konferans programları organizatörlere slayt gösterisini bütün ekranlarda yayımlama, sekronize edilmiş video akışı, ilgili içeriklerin tüm katılımcılar tarafından indirilebilmesi, kayıt alma, anket düzenleme, canlı sohbet, YouTube entegrasyonu, beyaz tahta, özelleştirilmiş görünümler, kullanışlı performans analiz araçları gibi pek çok faydalı imkan sunar.
  • Normal bir etkinlikte etkinliğin seyri, katılımcı sayısı, katılımcıların ne kadar süreyle etkinliği takip ettiği, ne miktarda etkileşime geçtikleri gibi detayları bilmek zor olabilir. Fakat bir web tabanlı seminer aracı, bu gibi verileri organizatöre otomatik olarak sağlar.

Webinar’ın Dezavantajları

Web tabanlı seminerlerin başlıca dezavantajı, dijital buluşmaların organik buluşmaların iletişim imkanlarından ve aynı ortamda bulunmanın etkileşim imkanından yoksun olmasıdır. Aynı mekanda bulunmak ve birlikte bir etkinliğe katılmak organizatörler ve katılımcılar arasında, ayrıca katılımcıların birbirleri arasında bağ kurulması için harika bir fırsatken dijital bir konferans içinde bu tarz bir fırsatın daha az oranda var olduğu söylenebilir. Bu dezavantajı bertaraf etmek için webinar öncesinde veya sonrasında bazı ısınma oyunları, tanışma oturumları, serbest sohbet zamanları organize edilebilir.

Bunun yanında bu tip seminerlar, kullanıcıların stabil bir internet bağlantısına sahip olmasını gerektirir ve internet alt yapısı iyi olmayan mekanlarda bulunan kullanıcılar, web tabanlı seminer esnasında akışa odaklanmakta zorluk yaşayabilir. Özellikle organizatörlerin veya konuşmacıların internetleriyle ilgili problem yaşaması, akışınızı olumsuz yönde etkileyebilir.

Benzer şekilde telefon veya bilgisayar gibi araçların mecburiyeti, kamera ve mikrofon kalitesi gibi etmenler, bazı kullanıcılar için bu konferansların dezavantajları arasında sayılabilir.

Web Tabanlı Semineri Kimler Kullanmalıdır?

Temelde ihtiyaç duyan bütün kişiler ve ekipler, webinar düzenleyebilir. Uzaktan çalışma modelini kullanan şirketler, yönetim kurulları, eğitim amaçlı organizasyonlar, eğitmenler, kurumlar, akademik gruplar ve dijital çalışmalara yatkın herkes web tabanlı bir seminer düzenleyebilir.

Webinar Programları

Web konferans düzenlemek için pek çok elverişli program ve uygulama bulunmaktadır. Bunlardan bazılarını, aşağıda sizin için bir araya getirdik.

Adobe Connects

Adobe Connects’in öne çıkan başlıca avantajları canlı sohbet imkanı, yüklenen video içeriklerinin eşzamanlı görüntülenebilmesi, dosya ve ekran paylaşımı, özelleştirilebilen kurumsal görünüm, çoklu sanal odalar yaratabilme imkanı ve beyaz tahtadır.

Google+Hangouts

Dünya çapında en çok kullanılan araçlardan biri olan Google Hangouts, bütün imkanlarını kullanıcılara tamamen ücretsiz olarak sunar. YouTube entegrasyonunun yanında, web tabanlı seminerlerinizi kendi sitenizden de yayımlamanıza imkan veren bir alt yapıya sahiptir. Ekran ve dosya paylaşımını, ayrıca mesaj gönderimini destekler. Ayrıca Google+ Hangouts on kullanıcı kontenjanına sahiptir.

Skype

Skype’de web konferans düzenlemek, tamamen ücretsizdir. Yirmi beş kullanıcı kontenjanında webinarlar ekran ve dosya paylaşımını destekler.

Zoom

Zoom, webinar düzenlemek isteyenlerin en çok tercih ettiği platformdur. Uygun fiyat politikasıyla dikkat çeken Zoom web tabanlı seminer kullanıcılarına canlı sohbet, interaktif anketler, 100 kişilik webinar kontenjanı, Facebook ve YouTube entegrasyonu, altyazı oluşturabilme gibi pek çok kullanışlı araç sunar.

ClickMeeting

ClickMeeting, kalabalık webinarlar için en çok tercih edilen programlardandır. Web tabanlı konferans boyunca görev yapacak farklı kullanıcıları moderasyon olarak atama imkanı, bekleme odalarını özelleştirme, canlı sohbet, kayıt, interaktif bir beyaz tahta ve özelleştirilmiş analiz raporları sunan ClickMeeting’in en önemli dezavantajı, farklı webinarlar arasında otomatik geçiş fonksyonunun programda mevcut olmamasıdır.

GetResponse

GetResponse kullanıcılarına, web tabanlı seminer düzenleme hizmetinin yanısıra e-posta pazarlamasına dair pek çok araç sunar. Bunun yanında webinar oturumları için hızlı planlama, performans raporları, YouTube entegrasyonu, kayıt özelliği, güvenlik önlemleri, interaktif beyaz tahta ve canlı sohbet gibi pek çok fonksyonu bünyesinde barındırır.

WebEx

WebEx, ekip içi toplantılar ve online eğitimler için en çok tercih edilen programlardan biridir. Webinarlar için oldukça kullanışlı olan beyaz tahta imkanı, katılımcıları otomatik olarak davet edebilmek için sunulan alt yapı ve kolaylaştırılmış dosya paylaşımı araçları WebEx’in öne çıkan özelliklerindendir.

JetWebinar

Çok geniş bir katılımcı miktarının oturumlara katılabilmesine imkan veren JetWebinar, oturumların kaydedilebilmesini ve sonra yeniden oynatılabilmesini sağlar. Ayrıca gerçek zamanlı sohbet ve performans analizi için çeşitli araçlar vadeden JetWebinar, kullanıcılara kullanımı kolaylaştıracak pek çok eğitim sunar.